6 Tips om het tempo van de GS1 datamodelwijzigingen bij te benen

Bent u een retailer in de FMCG-sector, aangesloten bij GS1 en heeft u een machine-to-machine koppeling? Ervaart u elke kwartaal dezelfde uitdagingen om mee te komen met het tempo van GS1 Global Data Model wijzigingen, zoals aangekondigd in de GS1 release? Hieronder beschrijven wij het belang van de GS1 datapool voor retailers en geven tips die u ondersteuning zullen bieden om succesvol en gestructureerd de periodieke GS1 datamodelwijzigingen door te voeren. Als voorloper in Europa, met een succesvol datakwaliteitsprogramma, wordt het Benelux-datamodel als uitgangspunt gebruikt in dit artikel.

Aangezien een retailer, in tegenstelling tot een leverancier, op de dag van de release alle zaakjes op orde moet hebben kan het tempo van opeenvolgingen van releases uitdagend zijn voor retailers. Daar waar een leverancier uiterlijk tot drie maanden na de release de wijzigingen doorgevoerd moet hebben, omdat zij de nieuwe informatie moeten kunnen verzamelen, vastleggen en doorsturen, dient een retailer dat voor de release gedaan te hebben. Dat zorgt met name voor een grote uitdaging als het om veel, soms wettelijk verplichte, wijzigingen gaat. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan de vorige releases.

GS1 Datapool & Datamodel

GS1 biedt een centrale bron voor kwalitatief hoogwaardige artikeldata in verschillende sectoren, zo ook in de FMCG-sector. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van het wereldwijde Global Data Syndication Network (GDSN), waarbij inmiddels 45.000 bedrijven zijn aangesloten. De centrale bron voor productinformatie is de GS1 datapool, leidend hierin is het datamodel. In het datamodel komen leveranciers en retailers tot consensus wat de standaarden in de sector moeten zijn. Naast expertise op het gebied van productinformatie vanuit verschillende hoeken in de sector, bepalen wettelijke richtlijnen mede hoe een datamodel eruitziet. Denk hier aan wettelijke bepalingen betreft ingrediënten, milieuheffingen en gevaarlijke stoffen. De standaarden zijn verwerkt in de vorm van velden met validaties, invoerinstructies en codelijsten. Ook wijzigingen in internationale GS1 standaarden worden altijd meegenomen wanneer deze betrekking hebben op het Benelux-datamodel

Gezien de continu groeiende informatiebehoefte, strengere wetgeving en veranderende internationale standaarden is het van groot belang om het datamodel actueel te houden. Je kunt stellen dat het tempo van de wereld van productinformatie bepalend is voor het tempo van de GS1 wijzigingen. Daarom vindt vier keer per jaar een nieuwe datamodel release plaats. En wordt twee keer per jaar de GPC

productclassificatielijst geüpdatet. Deze updates zijn verwerkt in de releases, zo zijn er jaarlijks twee relatief wat grotere en twee kleinere. Door op tijd de datamodelwijzigingen door te voeren voldoe je aan altijd aan de wetgeving. Bovendien heeft een het een positieve impact op het concurrentievermogen omdat volledige en correcte productinformatie bijdraagt aan de winkelervaring en vertrouwen schept waardoor consumenten eerder aangezet worden tot aankoop.

Impact op uw organisatie

De impact van een GS1 datamodel release op uw organisatie verschilt per keer afhankelijk de grootte van de release en uw assortiment. Wanneer uw organisatie een uitgebreid en variabel assortiment heeft met een zeer snelle doorloop van artikelen is het vrijwel onmogelijk om zelf alle artikeldata te creëren of te verrijken. De afhankelijkheid van een datapool is dan groot.

Om succes te boeken in PIM dient een retailer allereerst naar zichzelf te kijken. Hoe ziet mijn assortiment eruit? Welke productinformatie is er nodig om interne processen soepel en veilig te laten verlopen? Welke informatie is wettelijk verplicht om aan de consument te tonen? Welke artikelinformatie heeft een positieve impact op mijn concurrentievermogen? De impact van de release is dus afhankelijk van het doel van de data.

Tips om de GS1 release te managen

Zonder inhoudelijke kennis van het assortiment is het dus erg lastig om te beoordelen welke datamodel wijzigingen van toepassing zijn op jouw organisatie en wat de impact is. Om hier inzicht in te krijgen is een integrale aanpak nodig waarbij data mapping en data governance cruciaal zijn.

1. Houd de data-mapping up-to-date
   Artikeldata mapping is het proces van matchen van velden, codelijsten en validaties tussen verschillende systemen. Zo kan er data worden uitgewisseld tussen GS1, uw PIM systeem en het achterliggende landschap. Aangezien artikeldata verschillende eindstations heeft in een organisatie legt een nauwkeurige mapping de impact bloot op verschillende systemen en afdelingen. Maak dus een mapping tussen GS1, uw PIM systeem en het achterliggende landschap. Zo zal de impact van een wijziging op verschillende systemen en afdelingen in één oogopslag zichtbaar zijn.
   
   
2. Leg de GDSN namen vast in de mapping
   Zorg ervoor dat in de mapping de GDSN-naam van velden en codelijsten is opgenomen. Middels deze namen communiceren de verschillende datapools in GDSN. Een GS1 datamodel release zal dus ook altijd de GDSN-namen bevatten. Een ander groot voordeel van het werken met GDSN namen is dat men makkelijk gebruik kan maken van de GS1 Attribute Explorer. Dat is een online tool ontworpen om je te helpen bij het invullen van productinformatie. In de tool vindt u veldbeschrijvingen met bijbehorende codelijsten, invoerinstructies, validaties, voorbeelden etc. De makkelijkste en eenduidige manier hiervoor is door te zoeken met GDSN namen omdat een GDSN-naam altijd uniek en er zo geen misverstanden kunnen ontstaan in zoekresultaten.
   
   
3. Zorg voor een slagvaardige data governance organisatie
   Een andere voorwaarde voor het succesvol doorvoeren van datamodel wijzigingen is een effectieve data governance structuur. Praktisch gezien is dat een structuur waarmee een organisatie effectief data kan beheren zodat processen soepel kunnen verlopen en zakelijke doelen behaald kunnen worden.
   
   
4. De product owner als spin in het web
   Een goede schakel voor een integrale aanpak is een ‘product owner’ rol. De product owner orkestreert de verschillende facetten in een data governance structuur. Bij een GS1 release neemt de product owner een positie in tussen data owners in de business, functioneel beheer van verschillende systemen en GS1. De product owner zorgt ervoor dat iedereen dezelfde taal spreekt en de GS1 wijziging op dezelfde manier worden geïnterpreteerd.
   
   
5. Behandel de GS1 release als een project
   Wanneer uw organisatie voldoet aan deze basisvoorwaarden is het belangrijk om een business case op te stellen en een project te starten. Handhaaf in het project dezelfde structuur en GDSN-terminologie als in de GS1 releasedocumentatie. Het is noodzakelijk om een projectmanagementtool te gebruiken om de werklast en afhankelijkheden van een project te managen. Gebruik de tool om het project in kleine brokjes op te delen en monitor de voortgang. Zo kun je in snel zien wat er gedaan moet worden om de deadline te halen.
   
   
6. Ondersteun het oude en nieuwe datamodel
   Tot slot, zorg ervoor dat u zowel het nieuwe als oude datamodel kunt ontvangen. Leveranciers kunnen de data immers nog drie maanden volgens het oude datamodel aanleveren. De ene leverancier zal het nieuwe datamodel natuurlijk sneller doorvoeren dan de andere maar als retailer wil je geen data missen! Begin op tijd en reserveer voldoende tijd voor datamigratie en om te testen zodat er geen data verloren gaat en je op de release dag niet voor verassingen komt te staan! Pas na de migratie en deze periode is het veilig om vervallen velden, codewaardes, validaties, hiërarchieën en GPC bricks te verwijderen om de configuraties in je PIM systeem up-to-date te houden.

Squadra Group

Voor een initiële implementatie van een PIM systeem, GS1 datamodel of andere gerelateerde digitale transformaties gebruikt Squadra het SCOPE model. Met het model worden klanten in elk stadium van hun digitale transformatie ondersteund. In dit artikel zie je duidelijk enkele facetten terug van dat model. Als u meer wilt weten over ons SCOPE model of de implementatie van GS1 in uw organisatie, neem dan gerust contact met ons op!